23.07.2019
3 Tipps zur besseren Bearbeitung von E-Mails

E-Mails können regelrechte Zeitfresser im Arbeitsalltag sein. Ein gutes Viertel der Arbeitszeit verbringt der durchschnittliche Berufstätige damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten.

E-Mails nur zu bestimmten Zeiten checken
Viele rufen Ihre E-Mails rund 15-mal am Tag ab – das bedeutet ca. alle 30 Minuten.
E-Mails abrufen und bearbeiten kann den Mitarbeiter bei Arbeitsabläufen unterbrechen. So sollte man nur jede Stunde in seine E-Mails sehen und diese abarbeiten.

 

Leeren Sie Ihren Posteingang
Versuchen Sie Ihren Posteingang aufzuräumen. Welche E-Mails sind bereits abgearbeitet und welche noch offen? Ein überfüllter Posteingang führt dazu, dass man E-Mails immer wieder aufs Neue liest. Archivieren oder löschen Sie bearbeitete E-Mails. Die Archivierung kann in einem Ordnersystem ablaufen. Aber hier sollten Sie den nächsten Tipp beachten!

 

Suchfunktion statt Ordner-Jungle
Die Ablage in Ordnern ist verlockend – oft wird für jede „Kleinigkeit“ ein neuer Ordner angelegt. Dies kann allerdings dazu verleiten, die Funktion der Ordner Erstellung auszunutzen. Man sollte weniger Ordner haben und diese sinnvoll benutzen. Zudem ist die Suchfunktion – auch wenn sie weniger elegant ist – eine Möglichkeit schnell eine bestimmte E-Mail zu finden. Hier genügen Teile des Betreffs, der Absender oder auch Bruchteile des E-Mailtextes.

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